Animer une réunion : avez-vous déjà eu à le faire ? Vous ne savez pas exactement ce que cela implique ? Pour commencer, vous êtes l'acolyte et le "partenaire de crime" du présentateur.
J'ai eu l'occasion d'animer 5 sessions de révision/formation avec mon collègue, qui présentait des informations à ses collègues sur notre système de cartes de crédit. J'ai effectué une grande partie du travail en coulisses, en rassemblant 8 documents à imprimer et à trier en paquets pour les participants. N'oublions pas qu'une cinquantaine d'employés d'Indium Corporation ont participé aux différentes sessions. Mon aide dans ce processus a permis à mon collègue (le présentateur) de préparer des diapositives et des démonstrations.
À l'heure de la réunion, en tant qu'animatrice, j'ai fait signer tout le monde et j'ai distribué des dossiers d'information pour que les participants puissent suivre le déroulement de la réunion. Grâce à ces mesures, ma collègue a pu s'organiser en fonction de ce qu'elle devait présenter et enseigner au groupe.
Cette expérience d'animation de réunions m'a permis d'apprendre un certain nombre de choses. Les principales leçons sont : la préparation, l'organisation et la gestion du temps. Les réunions se déroulant les jours suivants, j'ai dû préparer suffisamment de documents et les organiser en paquets pour les employés concernés et être prêt à les distribuer au moment de la réunion. Ces petits détails sont parfois négligés, mais ils ont plus d'importance que vous ne l'imaginez, en particulier pour votre partenaire qui fait la présentation.
